講到自動化，很多人第一個想到的是「讓機器幫我做所有事」。我的建議剛好相反：先挑對的事交出去，比什麼都自動化更重要。
先交出去的，有三個特徵
我自己判斷一件事要不要先自動化，會看三點：
- 規則固定：每次的做法都一樣，不太需要判斷
- 天天重複：每天、每週都要做，累積起來很花時間
- 出錯成本高：人工做容易漏，一漏就是客訴或損失
三點都符合的，就是最值得先交出去的。
我們實際交給自動化的事
這些都是我們自己或幫客人做過的，不是想像中的清單：
- 訂單通知和出貨追蹤：像 ocash 的商店，客人下單、付款、出貨，系統會自動發通知，店家也會即時收到新訂單的提醒，不用一筆一筆手動傳
- 網站客服問答：營業時間、運費、怎麼查訂單，這些天天被問的問題，可以讓 AI 先回答
- 定時檢查網站：網站有沒有正常、搜尋引擎有沒有抓到、有沒有出現錯誤，定時檢查，有問題才通知人
- 備份：網站的程式和內容定期備份到 GitHub，萬一出事可以馬上還原
- 社群固定巡迴：定時整理社群上的新留言、新私訊，讓人一次處理
先把流程寫清楚，再自動化
很多人自動化失敗，是因為流程本來就亂。亂的流程自動化，只會更快地亂。
所以第一步不是找工具，是把流程寫下來：這件事從哪裡開始、經過哪幾步、每一步誰做、結束的時候要長什麼樣子。
寫下來之後，你會很清楚看到：哪幾步是重複的、哪幾步需要判斷。重複的交給機器，需要判斷的留給人。
這些步驟，保留人工確認
不是每件事都適合全自動。有兩種情況，我一定會保留人工確認：
- 需要人判斷的：客人的特殊要求、退換貨爭議、報價，這些交給機器很容易出錯
- 會對外發訊息的：寄給客人的信、社群上的公開回覆、通知內容，最好有人看過再送出
機器可以幫你準備好草稿、整理好資料，但按下送出的那一下，還是人來。一封發錯的訊息，比你省下的十分鐘貴很多。
從一件小事開始
不用一開始就想把整間公司自動化。先挑一件最煩、最常做、最容易出錯的事，把它的流程寫下來，交給自動化試試看。
做順了，再做下一件。慢慢地，你會發現自己的時間越來越多，可以花在真正需要你的地方：想產品、服務客人、做決定。